Suivi du temps

Le temps se note comme il vient : au chronomètre, à la journée ou à la semaine.

Chronomètre, un seul en cours par personne, garanti par la base de données.
Vue jour, grille semaine et calendrier.
Heures de début et de fin facultatives : une durée seule suffit.
Durées stockées en secondes : trois saisies de vingt minutes font exactement une heure.
Capacité hebdomadaire de chaque personne affichée à côté du total de la semaine.
Une saisie facturée ne se modifie plus. Une erreur se corrige par une note de crédit.

Saisie en une phrase

« Atelier Dufour tous les jours ouvrés de novembre, de 9 h à 17 h. » Minuta propose les saisies, vous confirmez.

La phrase est lue par Claude, le modèle d'Anthropic, puis Minuta revérifie chaque jour proposé.
Les jours fériés belges sont écartés, ce qui est déjà saisi est signalé, les doublons exacts sont décochés.
Si le client a plusieurs projets, vous choisissez.
L'enregistrement est tout ou rien. Confirmer ne relance pas l'interprétation.
Fonction facultative, plafonnée par personne et par heure.

Les données qui finissent sur une facture sont vérifiées au moment où elles entrent.

Numéro de TVA contrôlé puis vérifié auprès de VIES. Le numéro de consultation est conservé comme preuve ; pour un client intracommunautaire, il est renouvelé automatiquement quand il vieillit.
Adresse Peppol du client et régime de TVA cohérent avec son pays.
Projets facturés à l'heure ou au forfait. Le forfait se facture par sa propre ligne.
Tarifs datés par projet, ou au taux de chaque personne. Le taux est figé sur chaque saisie : changer de tarif ne réécrit jamais le passé.
Catalogue de tâches, facturables ou non par défaut.
Taux de revient par personne, visibles du seul propriétaire de l'espace.

Les frais refacturables suivent le même chemin que les heures.

Fournisseur, montant, TVA et part récupérable, réglée par catégorie (zéro pour un repas, par exemple).
Reçu joint à la dépense.
Catégories à prix unitaire, comme le kilomètre au barème.
Refacturées au client sur la même facture que le temps.

Une facture émise est un enregistrement définitif, pas un document qu'on retouche.

Brouillon préparé depuis le non-facturé d'un client, depuis un forfait, ou vierge pour un acompte.
Aperçu PDF du brouillon avant émission.
Deux taux dans un même regroupement donnent deux lignes au taux exact, jamais un prix moyen.
Numéro attribué à l'émission seulement, chronologique et sans trou. Série distincte pour les notes de crédit.
Numérotation reprise là où votre outil précédent l'a laissée.
Communication structurée générée pour chaque facture.
PDF et UBL produits en arrière-plan, envoi par e-mail dans la langue du document.
Délai légal d'émission signalé : le 15 du mois qui suit la prestation.

Ce qui est dû, depuis quand, et ce qui a déjà été réclamé.

Paiements partiels, remboursement d'un trop-perçu.
Notes de crédit partielles, ligne par ligne, jamais au-delà de ce qui reste à créditer.
Rappel de paiement envoyé depuis la facture en retard, PDF joint, dans la langue du document.
Balance âgée sur l'accueil de la facturation.

Le régime se déduit du client et de l'émetteur, puis se fige sur la facture.

Domestique, autoliquidation intracommunautaire et domestique, livraison intracommunautaire, hors Union européenne, franchise.
Mentions légales exactes pour chaque régime, en français et en néerlandais.
Récapitulatif trimestriel par régime, rangé selon les grilles de la déclaration, et relevé intracommunautaire.
Seuil de la franchise surveillé sur l'année.

Les chiffres utiles sans tableur.

Rapport de temps par client, projet, tâche et personne, au taux figé de chaque saisie.
Périodes au mois, au trimestre, à l'année, ou depuis la première trace.
Facturé hors TVA par période, notes de crédit déduites, factures d'avant Minuta comprises.
Exports CSV du temps, des dépenses et des documents.

Chacun voit ce que son rôle permet, vérifié côté serveur sur chaque action.

À savoir avant de lui confier votre facturation.

La comptabilité: Minuta prépare les ventes. Votre comptable garde son logiciel : il reçoit les UBL, les exports et un accès en lecture.
La surveillance: Ni captures d'écran, ni géolocalisation, ni mesure d'activité. Chacun note son temps.
L'envoi par Peppol: Minuta produit l'UBL, vous le déposez dans votre point d'accès Peppol. L'envoi direct est prévu.
Les autres devises: Tout est en euros. Un client facturé dans une autre devise n'est pas pris en charge.
Le guichet OSS: Les services électroniques vendus à des particuliers d'autres États membres, taxés dans leur pays, ne sont pas pris en charge.
L'allemand: Les factures sont en français ou en néerlandais. La Communauté germanophone n'est pas encore proposée.